Unternehmer_innen die viel unterwegs sind, möchten natürlich die entsprechenden Reisekosten auch absetzen. Damit es bei einer Überprüfung durch das Finanzamt zu keinen bösen Überraschungen kommt, haben wir die wichtigsten Infos zum Thema Reisekosten für Sie zusammengefasst.

Zu den Reisekosten zählen folgende Ausgaben:

  • Fahrtkosten (KFZ, Taxi, öffentliches Verkehrsmittel, Fahrrad usw.)
  • Verpflegungsmehraufwand und Nächtigungsaufwand (Diäten)
Fahrtkosten

Als abzugsfähige Fahrtkosten gelten

  • die Aufwendungen für Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte
  • alle Aufwendungen für betriebliche Fahrten, und zwar gleichgültig, ob eine „Reise“ oder eine „sonstige Fahrt“ vorliegt.

Absetzbar sind hier immer die tatsächlichen Fahrtkosten (z.B. Bahn- oder Flugticket, Taxikosten). Erfolgt die Reise mit dem betrieblichen Kfz werden ohnehin die entsprechenden Aufwendungen berücksichtigt. Wird ein privates Kfz nur gelegentlich (= zu weniger als 50 Prozent) für betriebliche Fahrten verwendet, kann auch das amtliche Kilometergeld von derzeit 0,42 Euro pro Kilometer als Betriebsausgabe abgesetzt werden.

Verpflegungsmehraufwand und Nächtigungsaufwand

Neben den Fahrtkosten entstehen im Rahmen einer Reise auch Kosten für Verpflegung und Unterkunft. Es besteht die Möglichkeit diese reisebedingten Kosten mittels Pauschalbetrag als Betriebsausgaben geltend zu machen. Im Fall der Nächtigungskosten sind alternativ auch die tatsächlichen Ausgaben für die Nächtigung absetzbar.

Für die Geltendmachung von Tagesdiäten sieht das Steuerrecht sehr strenge Regelungen vor. So muss eine „Reise“ im steuerlichen Sinn vorliegen. Dies ist dann der Fall, wenn Sie mindestens 25 km vom Mittelpunkt Ihrer normalen Tätigkeit (Ort der Betriebsstätte) entfernt sind, um betriebliche oder berufliche Angelegenheiten zu erledigen (z.B. Teilnahme an Vertragsverhandlungen, Akquisition von Kunden). Legen Sie lediglich mehr als 25 km an einem Tag zurück, aber kein Punkt der Reise liegt weiter als 25 km vom Unternehmen entfernt, gilt dies nicht als Reise.

Tagesdiäten stehen auch dann nicht zu, wenn Sie länger als fünf Tage durchgehend oder öfter als 15 Mal im Jahr am gleichen Ort waren, weil dieser Ort dann zu einem „Mittelpunkt der Tätigkeit“ wird.

Bei Inlandsreisen steht ein Taggeld in Höhe von maximal 26,40 Euro zu. Dieser Betrag versteht sich für die Zeitspanne von 24 Stunden. Dauert eine Reise länger als drei Stunden, so kann für jede angefangene Stunde 1/12 (somit 2,20 Euro) gerechnet werden. Dauert eine Reise mehr als 11 Stunden an, erhält man bereits die volle Diät von 26,40 Euro.

Für die Nächtigung sieht das Steuerrecht einen Pauschalbetrag in Höhe von 15 Euro als Nächtigungsgeld (inkl. Frühstück) vor. Meist wird dieser Betrag nicht ausreichen. An Stelle des Pauschalbetrages können Sie immer die tatsächlichen Aufwendungen für die Übernachtung (inkl. Frühstück) geltend machen.

Auch bei Auslandsreisen stehen entsprechende Tages- und Nächtigungsgelder zu. Diese sind von Land zu Land unterschiedlich hoch. Eine Liste mit den aktuellen Werten finden Sie hier https://findok.bmf.gv.at/findok?execution=e1s1.

Natürlich gilt auch für Auslandsreisen, dass statt der Nächtigungsgebühr die Hotelkosten für die Übernachtung (inkl. Frühstück) geltend gemacht werden können, wofür natürlich ein Beleg notwendig ist.

Was tun bei Reisen, die sowohl betrieblich als auch privat veranlasst sind?

Bei gemischt veranlassten Reisen (betrieblich und privat) ist ein anteiliger Kostenabzug dann möglich, wenn eindeutig getrennte Reiseabschnitte vorliegen (z.B. fünf Tage ausschließlich betrieblich, anschließend weitere fünf Tage Urlaub).

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